Учет трудозатрат – часто вопрос прибыльности/убыточности проекта, особенно в консалтинговых компаниях, будь то юридический, HR, управленческий или ИТ консалтинг. Здесь затраты на проект определяются в первую очередь временем, затраченным специалистами на его выполнение. Но сколько времени съедает сама задача внести отработанные часы? Если Вы менеджер проектов – сколько времени уходит на постоянные напоминания списать часы? Утомительно и непродуктивно.
Наша компания тоже не избежала этих проблем. Наше решение мы уже обсуждали с коллегами, а сейчас поделимся собственным опытом: как с помощью надстройки Outlook мы улучшили эффективность системы учета трудозатрат.
Анализ текущего процесса учета трудозатрат выявил причины его низкой эффективности
В проектах IT-консалтинга именно количество часов на разработку, тестирование и внедрение определяют итоговые инвестиции в проект. В нашей компании задачу по учету временных затрат сотрудников мы решили с помощью продукта K-Point. Вкратце, K-Point – это платформа для автоматизации бизнес процессов организаций, в которой, как в конструкторе, можно собирать и комбинировать различные функции. Один из модулей, который мы настроили для себя и активно используем – ведение учета времени по проектам.
Первоначальный сценарий состоял из 4 этапов:
- В конце дня сотрудник получал напоминание в Outlook о необходимости заполнить часы.
- Сотрудник открывал уведомление и переходил по ссылке в K-Point.
- Сотрудник вводил логин и пароль от системы.
- Сотрудник заполнял отчет по отработкам по каждому проекту за указанный день.
С ростом числа проектов и вовлеченных сотрудников, мы столкнулись с типичными «узкими местами» учета трудозатрат:
- Непродуктивно и неудобно: при том, что процесс автоматизирован, все 4 этапа отнимали неоправданно много времени.
- Откладывание «на потом»: сотрудники часто откладывали такие вечерние уведомления и позже забывали про них. Кто-то создавал в Outlook отдельные папки, где эти уведомления копились «до востребования». Чем дольше сотрудники откладывали заполнение отчетов, тем сложнее им было вспомнить реальное число часов, потраченных на проект.
- Некорректная оценка и планирование: как следствие, менеджеры проектов не могли видеть актуальную картину трудозатрат, необходимую для корректного планирования и распределения ресурсов.
Как мы улучшили своевременность и качество отчетов по отработанным часам c помощью надстройки Outlook
Чтобы упростить весь этот процесс, мы решили создать надстройку, которая позволила бы сотрудникам вносить потраченные на проекты часы, не покидая интерфейс Outlook. Так, нам удалось сократить число шагов с четырех до двух:
- Утром надстройка K-Point отправляет сотруднику уведомление в Outlook. Поскольку все действия теперь можно выполнить прямо в нем, уведомление теперь рассматривается как своего рода «тикет».
- Сотрудник открывает «тикет» в любое удобное время в течение дня и заполняет свои отработки прямо в Outlook. При этом нет необходимости переходить в стороннюю систему (в нашем случае K-Point).
С надстройкой мы смогли значительно улучшить эффективность учета времени:
- Продуктивнее: число шагов сокращено в 2 раза, что экономит время как сотрудников, так и менеджеров.
- Удобнее: надстройка позволяет заполнять и отправлять отчет за конкретный рабочий день прямо из интерфейса Outlook. Когда все данные внесены, письмо-напоминание можно просто удалить, что означает «тикет» выполнен.
- Своевременные отчеты: поменялось отношение сотрудников к задаче. Уведомление расценивается не как надоедливый спам, который фильтруется в заброшенную папку, а как Call to Action, как задача, которую нужно и можно своевременно выполнить.
- Корректные данные и планирование: менеджерам проектов не нужно бегать за каждым из сотрудников с постоянными напоминаниями. Менеджеры получают своевременные и точные отчеты по трудозатратам, что облегчает управление проектом в целом.
Кроме того, надстройка работает не только в desktop-версии Outlook, но и в Outlook Online, и на мобильных устройствах. Это особенно удобно, если сотрудник, к примеру, в командировке.
Все это возможно благодаря платформе MS Office для разработчиков – а именно, благодаря новым возможностям JavaScript API для Outlook и Office 365 API.
Надстройки Outlook открывают возможность повысить продуктивность различных рабочих процессов компании
Внедрение K-Point Add-in для Outlook позволило нам вдвое сократить время на отчеты по трудозатратам и повысить их качество. При этом, надстройка не призвана решать исключительно задачу учета времени. Она является логическим продолжением системы K-Point, и ее можно гибко адаптировать и под другие целевые процессы.
Мы разрабатывали K-Point Add-in под свои узкие задачи, но сам подход универсален:
- На рынке существует огромное число программных решений для учета времени, тайм-трекинга, управления проектами. Какая бы система ни стояла в вашей организации, платформа Office позволяет нам разрабатывать подобные надстройки Outlook почти для любой системы.
- По собственному опыту и по отзывам клиентов, те недостатки процесса учета времени, с которыми столкнулись мы, вполне типичны. Как в сфере IT консалтинга, так и в юридическом, управленческом. Но надстройки могут быть созданы под любые узкопрофильные процессы организации.
И самое главное:
Надстройками Outlook можно повысить эффективность работы c различными сторонними системами – не только по учету трудозатрат, но и ERP, CRM или системами электронного документооборота:
- получил напоминание от сторонней системы – выполнил требуемое действие, не выполняя переход непосредственно в систему, а прямо из интерфейса Outlook;
- требуется согласовать документ – сразу просмотрел документ и нажал «Согласовать» прямо из письма;
- прислали новый договор – перенес его в корпоративную систему электронного документооборота за пару кликов;
- назначили встречу – занес отчет в CRM прямо из письма, т.д.
Казалось бы, незначительные мелочи, но они спасают от ежедневной головной боли.
Если вы сейчас думаете: «А можно было бы вот…» Напишите нам! Наверняка можно. Мы профессионально разрабатываем надстройки для Office и Office 365 и в курсе самых новых возможностей.